Hệ thống thông tin quản lý là gì? Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ hệ thống thông tin quản lý

Trong thời đại công nghệ hiện nay, việc quản lý công ty dựa trên các nền tảng máy tính là điều cần thiết và nên làm. Bài hôm nay chúng ta sẽ tìm hiểu về những thông tin cơ bản về Management information system, hay còn được gọi là hệ thống quản lý máy tính.

Hệ thống thông tin quản lý là gì?

Hệ thống quản lý máy tính nếu ta dựa vào tên tiếng anh của nó, management information system, được tạo nên bởi ba yếu tố: management, information và system thì ta có thể hiểu đơn giản là hệ thống mà cung cấp thông tin cho việc quản lý, quản trị. Hệ thống quản lý máy tính có thể được sử dụng tùy theo công ty muốn sử dụng nó như thế nào để tối ưu hóa

Ví dụ một số loại hệ thống thông tin quản lý MIS: hệ thống kiểm soát quá trình, hệ thống quản lý nguồn nhân lực, hệ thống bán hàng và tiếp thị, hệ thống kiểm soát hàng tồn kho, hệ thống kế toán,.... Một số loại hệ thống thông tin khác có thể kể đến như hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing System), hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support System), hệ thống giúp đưa ra quyết định (Decision Support System),...

Cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý

Để hoàn thành tốt nhiệm vụ đưa ra những thông tin phục vụ việc đưa ra quyết định, MIS cần phải có 4 yếu tố cơ bản sau:

• Information System: là hệ thống thông tin, bao gồm phần mềm (software), phần cứng (hardware), nhân sự và cơ sở hạ tầng, giúp thu thập thông tin cho hệ thống quản lý thông tin. Phần cứng bao gồm máy tính, máy quét, máy in và các thiết bị mạng. Các yếu tố phần mềm bao gồm phần mềm doanh nghiệp của công ty và phần mềm nào khác được sử dụng để điều hành mạng của công ty.

• Database Management System: là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu, được hình thành từ các chương trình máy tính giúp lưu trữ và truy xuất dữ liệu. Cơ sở dữ liệu vật lý (Physical Actual Database) cũng ở trong hệ thống này. Có nhiều loại hệ thống cơ sở dữ liệu khác nhau có thể được sử dụng trong MIS và tùy vào lượng dữ liệu cần được xử lý và lưu trữ trong hệ thống mà xây dựng hệ thống cơ sở quản lý dữ liệu sao cho hợp lý.

• Intelligence System: là hệ thống trí tuệ, có chức năng xử lý dữ liệu được thu thập và trình bày theo cách dễ hiểu. Nó cũng có thể là công cụ giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định bằng những thông tin và công thức có trong nó.

• Research system: là hệ thống nghiên cứu, có chức năng chỉ ra những vấn đề trong việc quản trị và đưa ra những giải pháp cho những vấn đề ấy. Hệ thống này sẽ giúp chúng ta đảm bảo rằng tất cả những giải pháp đã được đánh giá và giải pháp tốt nhất sẽ được chọn ra.

Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong công ty

• Vai trò chính của MIS chính là giúp công ty có những thông tin để đưa ra những quyết định nhằm tối ưu hóa tiềm năng phát triển của công ty

• Giúp cho công ty có được thông tin đầy đủ và sẵn sàng mỗi khi cần đưa ra những quyết định

• Giúp cho công ty thu thập thông tin để đề phòng những trường hợp sai cần sửa và đưa ra quyết định nhanh chóng nhất và kịp thời.

• Giúp cho nhân viên hay chủ của công ty đều có quyền truy cập vào tất cả dữ liệu cần thiết để đưa ra quyết định ngay cả khi họ đang làm việc ở những phòng ban khác nhau hay địa điểm khác nhau.

• Giúp đánh giá những viễn cảnh khác nhau và ảnh hưởng của từng viễn cảnh đến công ty khi đưa ra quyết định

• Giúp công ty dự báo được phần nào hoạt động của công ty trong ngắn hạn và dài hạn khi đưa ra quyết định để từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp.

• Giúp cho công ty biết được và theo dõi được công ty đã hoạt động theo chiến lược như thế nào.

• Giup cho công ty tăng chất lượng báo cáo của công ty.

Những thách thức khi sử dụng hệ thống thông tin quản lý MIS

Đương nhiên, việc sử dụng hệ thống thông tin quản lý sẽ có những trở ngại và khó khăn trong việc thiết lập và sử dụng nó. Cụ thể:

• Chi phí trang thiết bị khi thiết lập

• Chi phí để tạo được đội ngũ nhân sự và chi phí thuê chuyên viên để điều hành hoạt động của hệ thống này một cách ổn định

• Chi phí để thiết lập khá cao

• Cần phải lựa chọn được hệ thống tương ứng với nhu cầu của mỗi công ty

• Có thể gây ra thất nghiệp đối với một số nhân viên

Mặc dù có những thách thức nhất định khi áp dụng hệ thống này, MIS vẫn là một hệ thống cần có của một công ty để tăng hiệu quả hoạt động của công ty cũng như trong việc ra quyết định của lãnh đạo công ty. Trên đây là những kiến thức cơ bản về hệ thống thông tin quản lý và mong rằng những kiến thức trong bài này sẽ hữu ích với các bạn.